BSP

PRODUKTY

BSP Debts Collector

BSP DMS

BSP Advertising Agendy Suite

BSP Hierarchical Tasks

BSP Došlá a odeslaná pošta

BSP Products Development

Popis systému IS Spisová služba (DMS)
1. Systém automatizuje příjem, evidenci, oběh (zpracování) a archivování dokumentů (informací). Pracuje s dokumenty externími, které přišli přes podatelnu nebo e-mailem, případně s dokumenty vzniklými uvnitř organizace. Ke každému z dokumentů je generována podle jeho typu tzv. průvodka, ktrá obsahuje relevantní data (čas vzniku, autora, event.čísla, typ dokumentu, dobu platnosti, prioritu atd.). Následně dokument putuje definovaným workflow ke zpracování ( schvalování, připomínkování, evidence…). Systém sleduje a upozorňuje na limity (/časové, finanční…), dokáže přesměrovat WF v případě absence pracovníka (zastupování), vede přesnou Historii (kdo, co a kdy s dokumentem dělal) atd. Vytváří vazby mezi dokumenty (např.Dopis-Odpověd), řadí je do Spisů, může je označovat BARcodem. Při ukončení životního cyklu dokumentu zpracuje dokument podle Skartačních a Archivačních znaků.

2. Díky parametrizovatelnosti, je možné systém uzpůsobit potřebám zákazníka. Z pohledu systému je lhostejné, zda zpracovává strukturované informace (incidenty HelpDesku, ServisDesku, Vymáhání pohledávek atd.), nebo běžné dokumenty (Evidence smluv, Spisová služba, Archiv…).

3. Ovládání systému, uživatelská přívětivost
Způsob práce a ovládání systému ISSL je stejný jako u produktů Microsoft pro Windows (především MS Office). To například znamená, že v systému ISSL jsou na stejné funkce (jako v MS Windows) stejné ikony, při pozastavení ukazatele myši na ikoně se zobrazí popis ikony, pravé tlačítko myši zobrazí menu a možné akce s vybraným objektem apod. Vlastní ovládání pro uživatele je připraveno tak, aby byl intuitivně veden v jednotlivých evidencích dokumentů. Například jednotlivé typy dokumentů jsou rozlišeny názornými ikonami, uložené dokumenty jsou uloženy buď v přehledných seznamech (které se dají třídit podle libovolného sloupce), nebo ve stromové struktuře evidencí.

4. Typy zpracovávaných dokumentů
V systému ISSL je možné evidovat informace o dokumentech, které jsou jak v papírové podobě, tak je možné v systému uchovávat elektronickou podobu dokumentů. Tyto dvě formy evidence dokumentů je možné (a přirozené) používat současně, to znamená, že některé typy dokumentů jsou pouze v papírové podobě (např. Spisy z Rozhodčích řízeních) a jiné dokumenty pouze v elektronické podobě (např. dokumenty vytvořené v MS Wordu). Také je možné aby byl dokument v elektronické i papírové podobě současně (např. dopis k odeslání, který má mít originální podpis). Vkládání nových dokumentů je řešeno pomocí klientského prostředí systému, kdy je objekt zadáním základních údajů o dokumentu, určením zpracovatele a ostatních náležitosti vložen do systému. Tím je mu automaticky přiřazena jedinečná identifikační značka (index). Tímto indexem může být i čárový kód. Pro každou evidenci jsou definována přístupová práva, která umožňují zakládat nové dokumenty pouze oprávněným pracovníkům dané organizační jednotky. Pro některé evidenční knihy lze povolit zakládání nových dokumentů i pracovníkům z jiných útvarů. Například do Centrální knihy došlé pošty mohou zakládat došlá podání nejen pracovníci podatelny, ale například i pracovníci vybraných sekretariátů, krajských pracovišť atd.

4.1 Zavádění papírových dokumentů
Pro evidenci papírových dokumentů uživatel vždy zakládá košilku s informacemi k tomuto dokumentu do příslušné evidenční knihy. K zajištění jednoznačné vazby mezi košilkou a papírovým dokumentem slouží číslo jednací.

4.2 Vytváření nových dokumentů v elektronické podobě
Nový dokument je možné založit přímo v příslušné evidenci systému ISSL některou z aplikací MS Office (MS Word, MS Excel, ..).

4.3 Jednotlivé skenování dokumentů
Systém umožňuje pomocí modulu Scanner importovat naskenované dokumenty přímo do systému ISSL. Uživatel si na obrazovce systému myší označí dokument (košilku), ke kterému bude chtít připojit oskenovanou podobu dokumentu. Vloží do scanneru papírový dokument a přes pravé tlačítko myši spustí skenování. Oskenovaný dokument je automaticky připojen k dané košilce. Uživatel tedy nemusí vytvořit samostatné soubory na disku, které následně ukládá do systému.

4.4 Hromadné skenování dokumentů

4.5 Import E-mailů

4.6 Ukládání Faxů

4.7 Evidence papírových písemností - pomocí elektronických košilek

4.8 Evidence elektronických písemností

V systému ISSL je možné evidovat písemnosti v těchto formátech :

dokument ve formátu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, MS Project, tabulka Acces,…)
obrázky (i oskenované dokumenty - JPG, GIF, TIF, BMP, ..)
multimediální soubory (audio, video)
soubory s libovolným formátem (ZIP, EXE, DLL, ..)
technické výkresy AutoCAD…
mapy a generické výstupy z systémů GIS

5. Správa dokumentů - centrálně evidovaný oběh
V systému je možné přehledně ukládat i velké množství dokumentů. Přehlednosti je dosaženo "přirozeným" rozdělení dokumentů do několika úrovní. Každá úroveň má svoje specifické zobrazení, které nejlépe vystihuje způsob práce v této úrovni.

5.1 Třídění a uspořádání dokumentů

organizační struktura evidencí
evidenční kniha, nebo pohled
spisy v evidenční knize
stromová struktura písemností ve spisu

Možnosti práce s dokumenty :

založení nového dokumentu (košilky, dokumentu formátu MS Office, ..)
vložení existujícího souboru (libovolného formátu) z disku, nebo ze složky doručené pošty v MS Outlook
smazání dokumentu
přesun dokumentu v rámci stromové struktury dokumentů
přesun dokumentu do jiného spisu
přesun dokumentu do jiné evidenční knihy
vytvoření nové verze dokumentu
vytvoření kopie dokumentu
vytvoření odkazu na dokument (na jeden dokument může být i více odkazů)
akce definované ve WorkFlow (odeslání na jiný útvar, odeslání vedoucímu, schválení, ..)

Všechny tyto operace s dokumenty jsou automaticky protokolovány v historii jednotlivých dokumentů.

5.2 Přístupová práva

5.3 Přístupová práva uživatelů k evidovaným dokumentům (spis, písemnost, ..)
Přístupová práva se přidělují do jednotlivých evidenčních knih, pohledů a organizačních uzlů, které jsou definovány v organizační struktuře evidencí. Přístup je možné definovat pro každého uživatele individuálně, vhodnější je však využívat pro přidělování těchto práv skupin uživatelů.

5.4 Přístupová práva která je možno definovat pro skupinu uživatelů :
Access view povolení prohlížení dokumentů, když nemá uživatel povoleno tak nevidí v organizační struktuře daný objekt (organizační uzel, evidenční knihu, pohled)

Create first vlase object povolení vytváření spisů (objektů první úrovně)

Následující práva je možné zvlášť definovat pro košilku a pro připojené dokumenty.
Práva jsou závislá i na tom, jaký má uživatel ke košilce vztah, zda je autorem, vlastníkem, zpracovatelem, nebo nemá k dokumentu žádný přímý vztah.

Exekutor (Zpracovatel)	když je uveden jako zpracovatel, tak může editovat
Owner (Vlastník)	když je uveden jako vlastní, tak může editovat
Creator (Autor)	když je uveden jako autor, tak může editovat
Other (Ostatní)	může editovat vždy (i když není zpracovatel, vlastník, nebo autor)

5.5 Přístupová práva která je možno definovat pouze pro uživatele :

Delete form	povolení mazání košilek (když není spisem)
Delete dokument	povoleno mazání vložených dokumentů

5.6 Přístupová práva uživatelů k akcím WorkFlow
Povolení spuštění akcí WorkFlow je realizováno pomocí tzv. rolí. V systému jsou definovány jednotlivé role například : vedoucí, pokladní, sekretářka apod. Ke každé roli jsou přiřazeni konkrétní uživatelé (pracovníci). V definici WorkFlow je určeno, které role mohou dané akce spouštět, např. schválení dokumentu, přidělení k vyřízení apod.

5.7 Přístupová práva uživatelů k datům
Přístupová práva k datům (databázi MS SQL server a adresářům se soubory) jsou dána třívrstvou architekturou systému, která umožňuje striktně oddělit data od uživatele. Uživatelé přistupující k systému ISSL přes klientský modul nemají přímý přístup k datům.
Každý uživatel má v operačním systému Windows NT povolen přístup pouze na aplikační server. Na tento aplikační server vznáší svoje požadavky, aplikační server tyto požadavky vyřídí a vrátí klientovi výsledek jeho zpracování (například obsah košilky, dokumentu, potvrzení spuštění akce apod.).
K databázi a souborům systému má ve Windows NT povolen přístup pouze účet, přes který pracuje aplikační server. Tento způsob zabezpečení znemožňuje přístup pracovníkům k databázi a souborům jinak, než přes autorizaci systémem ISSL.

Poznámka : toto zabezpečení je využito pro všechny běžné uživatele systému, administrátor má k datům z titulu své funkce přímý přístup umožněn.

5.8 Verze dokumentů

Vytváření verzí dokumentů je možné použít ve dvou režimech :

Povinné - automatické vytváření verzí - v tomto případě se při otevření dokumentu k editaci automaticky vytvoří nová verze do které může uživatel provádět změny
Nepovinné verzování - nové verze vytváří pracovník podle svých potřeb

V systému jsou ukládány všechny verze s tím, že každá verze má u sebe veškeré informace o svém zpracování (tzn. že ve své historii má kdo dokument založil, otevřel k editace, otevřel jen na prohlížení apod.).

5.9 Identifikace písemností
Jednoznačná identifikace je zajištěna pomocí těchto informačních prvků :

číslo podací	jednoznačná identifikace veškeré došlé korespondence, která byla zaevidována v Centrální knize došlé pošty
čárový kód	např. nalepení předtištěného kódu na došlou písemnost na podatelně a následné přečtení a uložení do systému
číslo jednací	přiřazení dokumentu k evidované kauze (do spisu)
značka	evidence značky, pod kterou daný dokument na Úřad přišel
evidenční č.	jednoznačná identifikace všech dokumentů v systému
klíčová slova	popis obsahu dokumentu pomocí klíčových slov
věc	název dokumentu (charakterizuje jeho obsah)
anotace	stručný obsah dokumentu - čeho se týká, závěry, ..
organizace,	adresa, kontakt, název organizace, se kterou dokumenty souvisí, součástí je i úplná adresa a kontakt (jméno, telefon, ..)
evidence	data založení
podání	a odeslání dokumentu
fulltext	index obsahu vložených dokumentů (ve formátu MS Word a MS Excel)
jiné	podle potřeby je možné dodefinovat i jiné informační prvky dokumentů

5.10 Možnosti parametrizace čísel jednacích

5.11 Tvorba spisů, evidence úkolů

5.12 Sledování odpovědnosti a stavu vyřizování dokumentů

5.13 Realizace reportů
Reporty mohou být v systému realizovány několika způsoby:

Individuální definice reportu na základě výběrových kritérií Automaticky generované reporty

6. Workflow

6.1 Oběh a zpracování dokumentů (spisů, dokumentů, dopisů…)
Všechny typy dokumentů (košilky dopisu, písemností, Faxů, e-mailů, ..) mají v systému ISSL definován společný životní a pracovní cyklus. Přesná logika cyklů je definována na začátku implementace podle specifických potřeb dané organizace. Tyto cykly musí obsahovat následující údaje :

stavy do kterých se objekt může v průběhu životního cyklu může nastavit
logickou vazbu životního cyklu (ze kterého stavu na jaký je možná změna)

Na základě logiky práce s dokumenty pak definujeme jednotlivé stavy do kterých se daný objekt během svého života může dostávat.

7. Interface na jiné systémy - konektivita
Systém ISSL využívá technologie, které umožňují bezproblémovou komunikaci s jinými informačními systémy. Pro možnost importu nebo exportu je možné využít několika způsobů.

Off-line s využitím všech funkcionalit a podporovaných formátů "datových pump" SQL serveru. Pro tento způsob převodu je nutná znalost struktury databáze systému a její provázanost. Vzhledem k tomu že je využito standardní prostředí MS SQL, je tento způsob velmi otevřený a jednoduše modifikovatelný.
On-line s využitím AktivX komponenty, která umožňuje komunikaci s externím systémem. Funkčnost a formát komunikace je definována na základě požadavků zadavatele.
On-line s využitím služby WebService, která umožňuje komunikaci s externím systémem. Funkčnost a formát komunikace je definována na základě požadavků zadavatele.
On-line s využitím TCP/IP komunikace, která umožňuje komunikaci s externím systémem. Funkčnost a formát komunikace je definována na základě požadavků zadavatele.

Máte-li zájem o bližší informace k tomuto produktu prosím zašlete email sales@bsp.cz