|
|
Popis systému
IS Spisová služba (DMS)
1. Systém automatizuje příjem, evidenci, oběh (zpracování) a
archivování dokumentů (informací). Pracuje s dokumenty externími,
které přišli přes podatelnu nebo e-mailem, případně s dokumenty
vzniklými uvnitř organizace. Ke každému z dokumentů je generována
podle jeho typu tzv. průvodka, ktrá obsahuje relevantní data
(čas vzniku, autora, event.čísla, typ dokumentu, dobu platnosti,
prioritu atd.). Následně dokument putuje definovaným workflow
ke zpracování ( schvalování, připomínkování, evidence…). Systém
sleduje a upozorňuje na limity (/časové, finanční…), dokáže
přesměrovat WF v případě absence pracovníka (zastupování), vede
přesnou Historii (kdo, co a kdy s dokumentem dělal) atd. Vytváří
vazby mezi dokumenty (např.Dopis-Odpověd), řadí je do Spisů,
může je označovat BARcodem. Při ukončení životního cyklu dokumentu
zpracuje dokument podle Skartačních a Archivačních znaků.
2. Díky parametrizovatelnosti, je možné systém uzpůsobit potřebám
zákazníka. Z pohledu systému je lhostejné, zda zpracovává strukturované
informace (incidenty HelpDesku, ServisDesku, Vymáhání pohledávek
atd.), nebo běžné dokumenty (Evidence smluv, Spisová služba,
Archiv…).
3. Ovládání systému, uživatelská přívětivost
Způsob práce a ovládání systému ISSL je stejný jako u produktů
Microsoft pro Windows (především MS Office). To například znamená,
že v systému ISSL jsou na stejné funkce (jako v MS Windows)
stejné ikony, při pozastavení ukazatele myši na ikoně se zobrazí
popis ikony, pravé tlačítko myši zobrazí menu a možné akce s
vybraným objektem apod. Vlastní ovládání pro uživatele je připraveno
tak, aby byl intuitivně veden v jednotlivých evidencích dokumentů.
Například jednotlivé typy dokumentů jsou rozlišeny názornými
ikonami, uložené dokumenty jsou uloženy buď v přehledných seznamech
(které se dají třídit podle libovolného sloupce), nebo ve stromové
struktuře evidencí.
4. Typy zpracovávaných dokumentů
V systému ISSL je možné evidovat informace o dokumentech, které
jsou jak v papírové podobě, tak je možné v systému uchovávat
elektronickou podobu dokumentů. Tyto dvě formy evidence dokumentů
je možné (a přirozené) používat současně, to znamená, že některé
typy dokumentů jsou pouze v papírové podobě (např. Spisy z Rozhodčích
řízeních) a jiné dokumenty pouze v elektronické podobě (např.
dokumenty vytvořené v MS Wordu). Také je možné aby byl dokument
v elektronické i papírové podobě současně (např. dopis k odeslání,
který má mít originální podpis). Vkládání nových dokumentů je
řešeno pomocí klientského prostředí systému, kdy je objekt zadáním
základních údajů o dokumentu, určením zpracovatele a ostatních
náležitosti vložen do systému. Tím je mu automaticky přiřazena
jedinečná identifikační značka (index). Tímto indexem může být
i čárový kód. Pro každou evidenci jsou definována přístupová
práva, která umožňují zakládat nové dokumenty pouze oprávněným
pracovníkům dané organizační jednotky. Pro některé evidenční
knihy lze povolit zakládání nových dokumentů i pracovníkům z
jiných útvarů. Například do Centrální knihy došlé pošty mohou
zakládat došlá podání nejen pracovníci podatelny, ale například
i pracovníci vybraných sekretariátů, krajských pracovišť atd.
4.1 Zavádění papírových dokumentů
Pro evidenci papírových dokumentů uživatel vždy zakládá košilku
s informacemi k tomuto dokumentu do příslušné evidenční knihy.
K zajištění jednoznačné vazby mezi košilkou a papírovým dokumentem
slouží číslo jednací.
4.2 Vytváření nových dokumentů v elektronické podobě
Nový dokument je možné založit přímo v příslušné evidenci systému
ISSL některou z aplikací MS Office (MS Word, MS Excel, ..).
4.3 Jednotlivé skenování dokumentů
Systém umožňuje pomocí modulu Scanner importovat naskenované
dokumenty přímo do systému ISSL. Uživatel si na obrazovce systému
myší označí dokument (košilku), ke kterému bude chtít připojit
oskenovanou podobu dokumentu. Vloží do scanneru papírový dokument
a přes pravé tlačítko myši spustí skenování. Oskenovaný dokument
je automaticky připojen k dané košilce. Uživatel tedy nemusí
vytvořit samostatné soubory na disku, které následně ukládá
do systému.
4.4 Hromadné skenování dokumentů
4.5 Import E-mailů
4.6 Ukládání Faxů
4.7 Evidence papírových písemností - pomocí elektronických
košilek
4.8 Evidence elektronických písemností
V systému ISSL je možné evidovat písemnosti
v těchto formátech :
- dokument ve formátu MS Office
(Word, Excel, PowerPoint, Visio, MS Project, tabulka Acces,…)
- obrázky (i oskenované dokumenty
- JPG, GIF, TIF, BMP, ..)
- multimediální soubory (audio,
video)
- soubory s libovolným formátem
(ZIP, EXE, DLL, ..)
- technické výkresy AutoCAD…
- mapy a generické výstupy z
systémů GIS
5. Správa dokumentů - centrálně evidovaný oběh
V systému je možné přehledně ukládat i velké množství dokumentů.
Přehlednosti je dosaženo "přirozeným" rozdělení dokumentů do
několika úrovní. Každá úroveň má svoje specifické zobrazení,
které nejlépe vystihuje způsob práce v této úrovni.
5.1 Třídění a uspořádání dokumentů
- organizační struktura evidencí
- evidenční kniha, nebo pohled
- spisy v evidenční knize
- stromová struktura písemností
ve spisu
Možnosti práce s dokumenty
:
- založení nového dokumentu (košilky,
dokumentu formátu MS Office, ..)
- vložení existujícího souboru
(libovolného formátu) z disku, nebo ze složky doručené pošty
v MS Outlook
- smazání dokumentu
- přesun dokumentu v rámci stromové
struktury dokumentů
- přesun dokumentu do jiného spisu
- přesun dokumentu do jiné evidenční
knihy
- vytvoření nové verze dokumentu
- vytvoření kopie dokumentu
- vytvoření odkazu na dokument
(na jeden dokument může být i více odkazů)
- akce definované ve WorkFlow
(odeslání na jiný útvar, odeslání vedoucímu, schválení,
..)
Všechny tyto operace s dokumenty jsou automaticky protokolovány
v historii jednotlivých dokumentů.
5.2 Přístupová práva
5.3 Přístupová práva uživatelů k evidovaným dokumentům
(spis, písemnost, ..)
Přístupová práva se přidělují do jednotlivých evidenčních knih,
pohledů a organizačních uzlů, které jsou definovány v organizační
struktuře evidencí. Přístup je možné definovat pro každého uživatele
individuálně, vhodnější je však využívat pro přidělování těchto
práv skupin uživatelů.
5.4 Přístupová práva která je možno definovat pro
skupinu uživatelů :
Access view povolení prohlížení dokumentů, když nemá uživatel
povoleno tak nevidí v organizační struktuře daný objekt (organizační
uzel, evidenční knihu, pohled)
Create first vlase object povolení vytváření spisů (objektů
první úrovně)
Následující práva je možné zvlášť definovat pro košilku a pro
připojené dokumenty.
Práva jsou závislá i na tom, jaký má uživatel ke košilce vztah,
zda je autorem, vlastníkem, zpracovatelem, nebo nemá k dokumentu
žádný přímý vztah.
Exekutor (Zpracovatel) |
když je uveden jako zpracovatel, tak může editovat |
Owner (Vlastník) |
když je uveden jako vlastní, tak může editovat |
Creator (Autor) |
když je uveden jako autor, tak může editovat |
Other (Ostatní) |
může editovat vždy (i když není zpracovatel, vlastník,
nebo autor) |
5.5 Přístupová práva která je možno definovat pouze
pro uživatele :
Delete form |
povolení mazání košilek (když není spisem) |
Delete dokument |
povoleno mazání vložených dokumentů |
5.6 Přístupová práva uživatelů k akcím WorkFlow
Povolení spuštění akcí WorkFlow je realizováno pomocí tzv. rolí.
V systému jsou definovány jednotlivé role například : vedoucí,
pokladní, sekretářka apod. Ke každé roli jsou přiřazeni konkrétní
uživatelé (pracovníci). V definici WorkFlow je určeno, které
role mohou dané akce spouštět, např. schválení dokumentu, přidělení
k vyřízení apod.
5.7 Přístupová práva uživatelů k datům
Přístupová práva k datům (databázi MS SQL server a adresářům
se soubory) jsou dána třívrstvou architekturou systému, která
umožňuje striktně oddělit data od uživatele. Uživatelé přistupující
k systému ISSL přes klientský modul nemají přímý přístup
k datům.
Každý uživatel má v operačním systému Windows NT povolen přístup
pouze na aplikační server. Na tento aplikační server vznáší
svoje požadavky, aplikační server tyto požadavky vyřídí a vrátí
klientovi výsledek jeho zpracování (například obsah košilky,
dokumentu, potvrzení spuštění akce apod.).
K databázi a souborům systému má ve Windows NT povolen přístup
pouze účet, přes který pracuje aplikační server. Tento způsob
zabezpečení znemožňuje přístup pracovníkům k databázi a souborům
jinak, než přes autorizaci systémem ISSL.
Poznámka : toto
zabezpečení je využito pro všechny běžné uživatele systému,
administrátor má k datům z titulu své funkce přímý přístup umožněn.
5.8 Verze dokumentů
Vytváření verzí dokumentů je možné použít
ve dvou režimech :
- Povinné - automatické vytváření
verzí - v tomto případě se při otevření dokumentu k editaci
automaticky vytvoří nová verze do které může uživatel provádět
změny
- Nepovinné verzování - nové verze
vytváří pracovník podle svých potřeb
V systému jsou ukládány všechny verze s tím, že každá verze
má u sebe veškeré informace o svém zpracování (tzn. že ve své
historii má kdo dokument založil, otevřel k editace, otevřel
jen na prohlížení apod.).
5.9 Identifikace písemností
Jednoznačná identifikace je zajištěna pomocí těchto informačních
prvků :
číslo podací |
jednoznačná identifikace veškeré došlé korespondence,
která byla zaevidována v Centrální knize došlé pošty |
čárový kód |
např. nalepení předtištěného kódu na došlou písemnost
na podatelně a následné přečtení a uložení do systému |
číslo jednací |
přiřazení dokumentu k evidované kauze (do spisu) |
značka |
evidence značky, pod kterou daný dokument na Úřad přišel |
evidenční č. |
jednoznačná identifikace všech dokumentů v systému |
klíčová slova |
popis obsahu dokumentu pomocí klíčových slov |
věc |
název dokumentu (charakterizuje jeho obsah) |
anotace |
stručný obsah dokumentu - čeho se týká, závěry, .. |
organizace, |
adresa, kontakt, název organizace,
se kterou dokumenty souvisí, součástí je i úplná adresa
a kontakt (jméno, telefon, ..) |
evidence |
data založení |
podání |
a odeslání dokumentu |
fulltext |
index obsahu vložených dokumentů (ve formátu MS Word
a MS Excel) |
jiné |
podle potřeby je možné dodefinovat i jiné informační
prvky dokumentů |
5.10 Možnosti parametrizace čísel jednacích
5.11 Tvorba spisů, evidence úkolů
5.12 Sledování odpovědnosti a stavu vyřizování dokumentů
5.13 Realizace reportů
Reporty mohou být v systému realizovány několika způsoby:
Individuální definice reportu na základě výběrových kritérií
Automaticky generované reporty
6. Workflow
6.1 Oběh a zpracování dokumentů (spisů, dokumentů,
dopisů…)
Všechny typy dokumentů (košilky dopisu, písemností, Faxů, e-mailů,
..) mají v systému ISSL definován společný životní a pracovní
cyklus. Přesná logika cyklů je definována na začátku implementace
podle specifických potřeb dané organizace. Tyto cykly musí obsahovat
následující údaje :
- stavy do kterých se objekt může
v průběhu životního cyklu může nastavit
- logickou vazbu životního cyklu
(ze kterého stavu na jaký je možná změna)
Na základě logiky práce s dokumenty pak definujeme jednotlivé
stavy do kterých se daný objekt během svého života může dostávat.
7. Interface na jiné systémy - konektivita
Systém ISSL využívá technologie, které umožňují bezproblémovou
komunikaci s jinými informačními systémy. Pro možnost importu
nebo exportu je možné využít několika způsobů.
- Off-line s využitím všech funkcionalit
a podporovaných formátů "datových pump" SQL serveru. Pro
tento způsob převodu je nutná znalost struktury databáze
systému a její provázanost. Vzhledem k tomu že je využito
standardní prostředí MS SQL, je tento způsob velmi otevřený
a jednoduše modifikovatelný.
- On-line s využitím AktivX komponenty,
která umožňuje komunikaci s externím systémem. Funkčnost
a formát komunikace je definována na základě požadavků zadavatele.
- On-line s využitím služby WebService,
která umožňuje komunikaci s externím systémem. Funkčnost
a formát komunikace je definována na základě požadavků zadavatele.
- On-line s využitím TCP/IP komunikace,
která umožňuje komunikaci s externím systémem. Funkčnost
a formát komunikace je definována na základě požadavků zadavatele.
|
Máte-li zájem
o bližší informace k tomuto produktu prosím zašlete email
sales@bsp.cz |
|