DMS systémy
DMS je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů anebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním. DMS vychází ze spisové služby, ale není omezen dikcí zákona. Může pracovat i s entitami, které nejsou předmětem evidence spisových služeb dle zákona (499/2004Sb.) a to i způsobem mimo rámec spisových služeb. DMS sytém může obsahovat další agendy jako je správa a oběh Objednávek. Zákázek, Objednávrk, Faktur, Smluv, Norem a Vnitřních předpisů, různé žádankové procesy (o dovolenou, služební cestu, techniku…), Cestovní příkazy a náhrady a řadu dalších.
Hlavní výhody
- Řízený oběh dokumentů během jeho životního cyklu
- Přístup uživatelů k dokumentům na zákledě přiřazeného právnění
- Pohodlné vyhledávání (včetně fulltextového)
- Komunikace - datové schránky, e-maily, SMS, Dopis Online
- Možnost provozovat na vlastní infrastruktuře (on premise) nebo v cloudu (software jako služba)
- Modularita - systém je možné doplnit o agendy dle požadavků zákázníka
- Integrace - systém je možné propojit se systémy třetích stran
- Bezpečné úložiště
- Vzdálený přístup - uživatelé se k dokumentům dostanou odkudkoliv
- Snadná tvorba a kontrola verzí dokumentu
- Zeefektivnění spolupráce - uživatelé mohou sdílet dokumenty např. v rámci týmu nebo napříč odděleními
- Vytěžování dat
Základní funkcionality DMS
Podatelna
- Evidence všech přijatých dokumentů (listinné i elektronické), podací deník
- Napojení na datové schránky a e-mailové účty elektronické podatelny
- Napojení na SMS bránu
- Automatické párování přijatých datových zpráv, e-mailů a SMS
- Automatická validace elektronických podpisů, elektronických pečetí a elektronických časových razítek
- Označení analogových dokumentů BAR/QR kódem, jejich skenování a automatický převod do digitálních výstupních datových formátů
- IRS-Integrovaný rejstřík subjektů (adresář)
Zpracování dokumentů
- Ad-hoc workflow vyřizování dokumentů dle organizační struktury organizace a oprávnění uživatelů
- Tvorba dokumentů, včetně možnosti použití předem vytvořených šablony (MS Word, MS Excel), které obsahují číslo jednací/evidenční a další data přenášené z již jednou zadaných a uložených údajů
- Hromadná korespondence dle šablon vytvořených v interní editoru - např. odesílání výzev, návrhů na vydání platební rozkazu, návrhů na nařízení exekuce, marketingové akce (možnosti závisí na napojení DMS na konkrétní agendu - pohledávky, objednávky, zakázky, atd.)
- Ad-hoc workflow tvorby, připomínkování a schvalování vytvořených dokumentů
- Elektronické podepisování dokumentů, včetně možnosti vizualizace elektronických podpisů
- Zastupování – v případě dovolených, nemoci…
- Přehledné třídění dokumentů do spisů
- Uzavírání a převod entit do spisovny (dokumenty, spisy)
- Tvorba transakčního protokolu o všech operacích-záznam kdo, kdy a co s dokumentem dělal
Výpravna
- Napojení na vaše datové schránky či e-mailové účty elektronické podatelny a SMS bránu
- Napojení na Dopis Online - vytvoříte elektronické dokumenty, které za vás Česká pošta vytiskne, zabalí a odešle (včetně získání podacího lístku)
- Automatické odesílání elektronických dokumentů
- Tisk adresních štítků pro listině vypravované dokumenty
- Tvorba a tisk poštovních podacích archů
- Evidence všech odeslaných dokumentů
Spisovna
- Správa spisových a skartačních plánů
- Dlouhodobé uchování dokumentů, spisů
- Tvorba a tisk protokolů o převodu do spisovny a štítky na archivní krabice
- Možnost vyhledávání dokumentů a jejich zapůjčení s automatickým zápisem do evidence zápůjček
- Po uplynutí skartačních lhůt příprava a tvorba elektronického skartačního řízení, SIP balíčků a komunikace s Národním archivem
Vytěžování dokumentů
- Označení dokumentů BAR/QR kódem
- Sdílení libovolných dokumentů pomocí několika kliknutí
- Nalezení potřebných informací z dokumentu za pár sekund díky fulltextovému vyhledávání
- Možnost napojení vytěžených dat na další systémy nebo aplikace
Ostatní
- Možnost napojení na ostatní systémy používané v organizaci (ERP, personální IS, call centrum, autopark…)